De voorzitter opent de zitting op 08/05/2025 om 20:01.
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn - RVMW 16 januari 2025.
Voorzitter P. Van Assche heet iedereen welkom.
Raadsleden S. Deckers en R. De Pooter zijn verontschuldigd.
Raadsleden T. Verlinden, L. Anthonissen en S. Ooms zullen de zitting later vervoegen.
Het verslag voorgaande zitting wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Voor het verslag tijdens de zitting wordt verwezen naar de video-opname van 01.10 minuten tot en met 03.46 minuten.
Artikel 1
Het verslag van de voorgaande zitting van 10 april 2025, dat acht dagen voor de huidige zitting ter inzage van de raadsleden heeft gelegen, wordt door de raad voor maatschappelijk welzijn goedgekeurd.
Het managementteam gaf positief advies voor de toetreding tot aankoopcentrale Poolstok omwille van de mogelijkheden op vlak van HR beleid voor de toekomst.
Het vast bureau gaf goedkeuring op de zitting van 29 april 2025.
De raad voor maatschappelijk welzijn besliste op 13 oktober 2022 om het begrip van dagelijks bestuur bij overheidsopdrachten als volgt vast te stellen waardoor de volgende overheidsopdrachten en bevoegdheden toekomen aan het college van burgemeester en schepenen:
• de overheidsopdrachten waarvoor krediet is goedgekeurd in het meerjarenplan en waarvan het geraamde bedrag niet hoger ligt dan het bedrag bedoeld in art. 42 §1 1° a) van de wet overheidsopdrachten en art. 90 1° van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten (of latere vervangingen/wijzigingen aan deze wet of dit koninklijk besluit)
• de toetreding tot aankoopcentrales
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 - Artikel 56 §2-3
Wet van 17 juni 2016 inzake Overheidsopdrachten
Koninklijk Besluit plaatsing Overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 - Artikel 40 en artikel 41 §2 betreffende de vaststelling van het begrip van dagelijks bestuur bij overheidsopdrachten
Gemeenteraadsbeslissing van 13 oktober 2022 waarin onder meer beslist werd om toetreding tot raamcontracten te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau
Op grond van volgende overweging, zowel feitelijk als juridisch:
Gezien het OCMW Brecht de dienstverlening meer bepaald het P&O-beleid in zijn globaliteit verder wenst te professionaliseren;
Gezien consultancy in deze gespecialiseerde materie een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid is en de aankoop ervan bijzondere expertise vergt;
Gelet op de oprichting van Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cv (handelsnaam Poolstok cv) bij decreetsmachtiging d.d. 2 maart 1999 door de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen, de gemeente Wichelen, de VVSG en de dienst voor de Scheepvaart;
Gelet op het decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming en de wijziging van de opdracht van deze vennootschap;
Gelet op de statuten van deze vennootschap zoals goedgekeurd op de Buitengewone Algemene Vergadering van 25 oktober 2023;
Gelet op het feit dat Poolstok een coöperatieve vennootschap van privaat recht is met uitsluitend vennoten uit de publieke en para-publieke sector in Vlaanderen;
Gelet op het feit dat Poolstok sinds 2000 operationeel is, en momenteel ruim 500 vennoten telt, waaronder zowel lokale besturen, OCMW’s, autonome overheidsbedrijven, onderwijsinstellingen, intercommunales, politiezones, hulpverleningszones, huisvestingsmaatschappijen en zorginstellingen;
Gelet op het feit dat de relatie tussen Poolstok en haar vennoten wordt geregeld in een beheersreglement;
Gelet op het feit Poolstok uitsluitend werkt voor haar vennoten die elk als entiteiten behorende tot de overheid kunnen worden beschouwd en gezamenlijk het toezicht uitoefenen op de vennootschap waardoor de inhouse-kwalificatie van toepassing is;
Gezien Poolstok fungeert als een aankoopcentrale volgens artikel 2, 7°, van de wet inzake overheidsopdrachten d.d. 16 juni 2017 dat stelt dat de aankoopcentrale diensten verwerft via raamcontracten die bestemd zijn voor haar vennoten (klanten), aanbestedende overheden;
Gezien Poolstok een heel breed dienstenpakket levert zowel inzake werving en selectie, uitzendarbeid als in de brede P&O-activiteiten zoals organisatie van assessment centers, doorlichting van organisaties, begeleiding bij veranderingstrajecten, opmaak personeelsplannen, optimaliseren van processen, evaluatie in het algemeen en evaluatie decretale graden, outplacement, coaching, communicatie, en dergelijke meer en bijgevolg elke vennoot gebruik kan maken van de meer dan 70 afgesloten raamovereenkomsten binnen meer dan 15 verschillende P&O domeinen;
Gezien Poolstok daartoe altijd samenwerkt met erkende dienstverleners na een grondige marktvergelijking en met correcte toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten;
Gezien Poolstok steeds kwaliteit garandeert op basis van evidence-based selectie- en gunningscriteria en er de voorkeur aan geeft om te werken met spelers die hun diensten verlenen op basis van wetenschappelijk onderbouwde methoden en technieken;
Gezien het bestuur door toetreding tot Poolstok gebruik kan maken van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als kwaliteit van de dienstverleners;
Gezien Poolstok de meest gunstige tarieven garandeert;
Gezien de relatie tussen Poolstok en haar vennoten op reglementaire basis stoelt en niet van contractuele aard is, en gezien de inhouse-kwalificatie, zijn de openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdrachten geselecteerde dienstverleners gebruik te maken;
Gezien Poolstok aan haar vennoten een netwerk van professionele dienstverleners in de P&O- en consultancysector garandeert;
Gezien de toetreding geen verplichting tot afname inhoudt en het bestuur dus zijn maximale keuzevrijheid behoudt. Het OCMW Brecht beschikt zodoende over een P&O-ondersteuning op afroep zonder verdere verplichting en met behoud van een maximale onafhankelijkheid;
Gezien Poolstok niet in de plaats treedt van het bestuur doch de rol opneemt van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking enz. op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd;
Gelet op het feit dat openbare besturen vennoot kunnen worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur. Voor elke 10 personeelsleden (voltijds equivalent) in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk €24,79 aangekocht.
De totale kostprijs voor OCMW Brecht wordt geschat op een totaal bedrag van € 818.07.
Dit betekent 11 x 3 aandelen (€ 24,79 per aandeel).
Dit op basis van de cijfers van het aantal voltijds equivalenten van 2023 uit de personeelsdatabank.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om te voorzien in een afgevaardigde en een plaatsvervanger voor de algemene vergaderingen van aankoopcentrale Poolstok.
De kandidaturen hiervoor moesten ten laatste op dinsdag 6 mei 2025 ingediend worden bij secretariaat@brecht.be.
Er werd 1 kandidatuur ingediend voor de afvaardiging in de algemene vergadering van aankoopcentrale Poolstok: Patrick Van Assche, met als plaatsvervanger Frans Van Looveren.
Toelichting wordt gegeven door burgemeester F. Van Looveren.
Goedkeuring toetreding: publieke stemming goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Afgevaardigde AV Poolstok - Patrick Van Assche: geheime stemming met 21 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 5 stemmen onthouden.
Plaatsvervanger AV Poolstok - Frans Van Looveren: geheime stemming met 22 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 4 stemmen onthouden.
Voor het verslag tijdens de zitting wordt verwezen naar de video-opname van 03.47 minuten tot en met 08.08 minuten.
Afgevaardigde AV Poolstok - Patrick Van Assche: geheime stemming met 21 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 5 stemmen onthouden.
Plaatsvervanger AV Poolstok - Frans Van Looveren: geheime stemming met 22 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 4 stemmen onthouden.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn geeft goedkeuring voor de toetreding tot aankoopcentrale Poolstok, ter ondersteuning van HR beleid en organisatieontwikkeling.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt Patrick Van Assche als afgevaardigde voor de algemene vergadering van aankoopcentrale Poolstok aan, met als plaatsvervanger Frans Van Looveren.
Artikel 3
Een afschrift zal worden overgemaakt aan de personeelsdienst, aankoopcentrale Poolstok en de afgevaardigden.
Art. 177 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor:
1. de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het OCMW;
2. het debiteurenbeheer.
De financieel directeur moet hierover rapporteren aan de raad. Volgens hetzelfde artikel moet de financieel directeur rapporteren over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de financiële risico's. De laatste onderwerpen zitten vervat in de aanpassingen meerjarenplan en jaarrekeningen. Bijkomend aan de decretaal verplichte rapportering willen we op een transparante wijze over enkele andere zaken rapporteren.
Op 1 april 2025 vond een overleg plaats onder leiding van de voorzitter van de gemeenteraad met de fractievoorzitters over deze financiële rapportering. Daarin werd afgesproken dat de rapportering in deze vorm grotendeels behouden zal blijven. Er wordt telkens de laatste standopgave van alle budgetten toegevoegd in Excel, zodat de raadsleden in detail kunnen opvolgen wat de stand van zaken van het budget is. Dit vervangt de rapportering van de realisatiegraad. De rapportering over overheidsopdrachten wordt verschoven naar februari, zodat per kalenderjaar kan worden gerapporteerd (enige uitzondering is nog dit jaar, aangezien februari reeds gepasseerd is). Verder worden hier en daar de tabellen verduidelijkt of aangepast.
In deze rapportering, die periodiek hernomen zal worden in februari, mei en oktober, vindt u bijgevolg:
1. een overzicht van de aangevraagde en afgeleverde visa;
2. een rapportering over het debiteurenbeheer;
3. een overzicht van de overheidsopdrachten tussen 30.000 en 140.000 euro excl. btw (enkel in februari);
4. de investeringsaankopen boven 2.500 euro excl. btw;
5. een overzicht van de uitgevoerde interne budgetverschuivingen;
6. de thesaurietoestand en liquiditeitsprognose;
7. een standopgave van het budget van het huidige boekjaar in Excel.
Raadsleden T. Verlinden, L. Anthonissen en S. Ooms vervoegen de zitting.
Art. 177 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
Kader voor organisatiebeheersing (cfr. art. 217 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017).
Voor het verslag tijdens de zitting wordt verwezen naar de video-opname van 08.09 minuten tot en met 37.58 minuten.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt akte van de financiële rapportering door de financieel directeur.
De voorzitter sluit de zitting op 12/05/2025 om 14:16.
Namens OCMW Raad,
Annemie Marnef
Algemeen Directeur
Patrick Van Assche
Voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn