Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1 - Termijn 

Dit reglement is geldig van 1 juli 2026 tot en met 31 december 2031. 

Artikel 2 - Aan wie wordt uitgeleend? 

Door de gemeente Brecht worden via de gemeentelijke uitleendienst materialen ter beschikking gesteld aan een gelimiteerde lijst van organisaties.

Onderstaande organisaties kunnen gebruik maken van de gemeentelijke uitleendienst: 

- Erkende verenigingen van Brecht (jeugd-, sport-, culturele en sociale verenigingen) 

- Brechtse onderwijsinrichtingen 

- Erkende Brechtse adviesraden 

- Gemeentelijke diensten 

 

Geen uitlening voor privaat gebruik of commerciële doeleinden. 

De ontlener verbindt er zich toe het ontleende materiaal in geen geval aan derden te ontlenen of te verhuren. Bij gegronde twijfels, betreffende vorig punt, kan de gemeente Brecht het ontleende materiaal ieder ogenblik terugvragen en wordt uitsluiting toegepast. 

 

Artikel 3 – Uitleenbaar materiaal 

De materialen zijn raadpleegbaar via het digitale uitleenplatform, te bereiken via de gemeentelijke website. Deze lijst van materialen kan aangevuld of gewijzigd worden door het college van burgemeester en schepenen. Enkel de materialen en de aantallen zoals vermeld op deze lijst kunnen worden uitgeleend. Materialen die toebehoren aan gemeentelijke infrastructuur behoren niet tot de materialen van de uitleendienst en vallen niet onder deze reglementering.

Grote spelen: er kunnen maximaal 3 grote spelen tegelijk door 1 vereniging worden ontleend. 

Muziekinstallatie: kan enkel ontleend worden voor activiteiten die plaatsvinden in de gemeente Brecht. 

Herbruikbare bekers: professionele eindreiniging binnen de 48 uur na gebruik, is verplichte te reserveren bij ontlening van de bekers.

 

Artikel 4 – Aanvraagprocedure 

Een aanvraag voor het ontlenen van het materiaal moet minimum 14 dagen en maximum 12 maanden voor de ontlening worden ingediend. De aanvraag dient te gebeuren via de gemeentelijke website.

De aanvragen worden behandeld in volgorde van ontvangst. De vereniging krijgt via e-mail een bevestiging toegestuurd van de gereserveerde materialen.

Enkel in uitzonderlijke omstandigheden kan de gemeente, mits een gemotiveerd schrijven, materiaal terugvorderen.

 

Artikel 5 – Publiciteit 

Om publiciteit te voeren voor je vereniging of activiteit via de aankondigingsborden, spandoeken of infoborden op openbaar domein moet steeds een aanvraag ingediend worden via evenementen@brecht.be . De vereniging dient zelf in te staan voor het aanbrengen en verwijderen van de borden of spandoeken na toelating van het gemeentebestuur. 

 

5.1 Aankondigingsborden 

Verenigingen kunnen gebruik maken van de aankondigingsborden voor het voeren van publiciteit voor hun evenementen. Per aankondigingsbord kunnen 6 platen geplaatst worden. De afmetingen per plaat zijn: 2 meter op 0,60 meter met een maximale dikte van 18 mm. 

Op volgende plaatsen in de gemeente zijn er aankondigingsborden voorzien: 

-        aan het Goorhof in Sint-Job-in-’t-Goor 

-        aan de parking van de voetbal in Sint-Lenaarts 

De platen mogen maximum 1 maand voor de manifestatie aangebracht worden en dienen 1 week na de manifestatie terug verwijderd worden. 

Op het Lochtenbergplein (Sint-Job-in-'t-Goor) staat bovendien een spandoekhouder. Spandoeken van het formaat 1,80 m breedte op 1,45 m hoogte kunnen daar, na aanvraag bij de dienst evenementen, opgehangen worden.

 

Artikel 6 – Afhaling en inlevering 

6.1. Algemene bepalingen 

Om materiaal af te halen dient de afhaler, die een natuurlijke persoon is, lid te zijn van de organisatie of in het bezit te zijn van een ondertekende volmacht van de bevoegde organen of personen. Bij afhaling moet de afhaler haar/zijn identiteitskaart kunnen voorleggen.

De persoon die het materiaal reserveert, is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal. Het materiaal dient bediend te worden door een persoon die op de hoogte is van de werking van het toestel. Alle schriftelijk en/of mondeling verstrekte richtlijnen, handleidingen en aanwijzingen op de checklists moeten strikt nageleefd worden.

De ontleende materialen dienen ordelijk, proper en volledig teruggebracht te worden.

Materiaal kan opgehaald en ingeleverd worden vanaf woensdagmiddag tot en met maandag. Indien maandag een feestdag is, kunnen de materialen op dinsdag worden teruggebracht. Andere regelingen moeten vooraf en duidelijk afgesproken worden.

Onderwijsinstellingen zijn vrijgesteld van deze regeling. Voor hen zorgt de technische dienst voor het vervoer van het materiaal.

 

6.2. Afhaling en inlevering tijdens de openingsuren

De ontleende materialen dienen door de aanvragen zelf afgehaald, teruggebracht, geladen en gelost te worden in het gemeentemagazijn. 

Afhaling en inlevering gebeuren tijdens de openingsuren van het magazijn van de technische dienst. Adres- en openingsgegevens zijn terug te vinden via de gemeentelijke website: www.brecht.be. 

 

6.3. Afhaling en inlevering buiten de openingsuren

Buiten de openingsuren dienen de ontleende materialen door de aanvrager zelf afgehaald, teruggebracht, geladen en gelost te worden via de nachtkluis. Het gebruik van de nachtkluis moet vooraf worden aangevraagd via hetzelfde formulier als de reservatie van de materialen.

De nachtkluis is toegankelijk met een badge. Elke vereniging kan éénmalig kosteloos een badge verkrijgen en behouden. De badge wordt geregistreerd op naam van de persoon die deze afhaalt. Deze persoon is te allen tijde verantwoordelijk voor de ontvangen badge en zal bij verlies of schade een vergoeding verschuldigd zijn. Tarieven zijn te vinden in het retributiereglement gemeentelijke uitleendienst.

De ruimte in de nachtkluis is verdeeld in vier gemarkeerde vakken op de vloer. Hierdoor kunnen maximaal vier verenigingen tegelijk materiaal opbergen. De kleine uitleenmaterialen worden geplaatst in het toegewezen vak. De vereniging ontvangt vooraf een bericht met het toegewezen vaknummer.
Wanneer grote wagens worden uitgeleend (zoals een wc-wagen, nadarwagen of podiumwagen), wordt eveneens een disselslot en/of sleutel voorzien om de trekhaak van de wagen los te maken.

Bij het terugbrengen van de materialen moeten deze ordelijk in het toegewezen vak geplaatst worden. Eventueel uitgeleende wagens moeten opnieuw voorzien worden van een disselslot en de sleutels dienen teruggehangen te worden in de daarvoor voorziene ruimte. Grote wagens worden op de parking aan de nachtkluis geplaatst en moeten na gebruik opnieuw correct worden teruggezet.

 

6.4. Ontlenen dranghekken en aanhangwagen

- De grote aanhangwagens voor dranghekken moeten op dezelfde wijze terug worden geladen zoals bij afhaling. Daarbij mag het maximum aantal dranghekken per aanhangwagen (100 stuks of 250 meter – nieuwe wagen: 275 meter) niet overschreden worden. 

- De aanhangwagens mogen niet voor andere vervoersdoeleinden gebruikt worden.

- Bij het afhalen van de kleine aanhangwagens moet een duplicaat van de nummerplaat van het trekkend voertuig meegebracht worden.

 

6.5. Vervoer nadarwagens/wc-wagens

- De nadarwagens 1-200 meter en 2-200 meter mogen enkel getrokken worden met een landbouwtractor. 

- De nadarwagen 3-250 meter mag enkel getrokken worden met een voertuig dat de maximum toegelaten massa van de nadarwagen mag trekken: 3,5 ton. De bestuurder dient tevens te beschikken over een rijbewijs waarmee deze wagens en aanhangwagens mogen bestuurd worden, namelijk BE of B voor 1989 of landbouwtractor. 

- De nadarwagens 4-130 meter en 5-130 meter mogen enkel getrokken worden met een voertuig dat de maximum toegelaten massa van de nadarwagen mag trekken: 3 ton. De bestuurder dient tevens te beschikken over een rijbewijs waarmee deze wagens en aanhangwagens mogen bestuurd worden, namelijk BE of B voor 1989 of landbouwtractor. 

- De nadarwagens 6-50 meter en 7-50 meter mogen enkel getrokken worden door een voertuig dat maximum 750 kg mag trekken met rijbewijs B. Dezelfde nummerplaat van het trekkend voertuig dient bevestigd te worden op de aanhangwagen.

- WC-wagens 1 mogen enkele getrokken worden met een landbouwtractor. Opgelet: WC-wagen type 1 heeft een trekhaak met oog. 

- WC-wagen 2 mag enkel getrokken worden met een voertuig dat de maximum toegelaten massa van de wagen mag trekken: 3,5 ton. De bestuurder dient tevens te beschikken over een rijbewijs waarmee deze wagens en aanhangwagens mogen bestuurd worden, namelijk BE of B voor 1989 of landbouwtractor. 

 

6.6. Podium

-        Het volledige podium kan afgehaald worden door de vereniging zelf of tegen vergoeding (zie tarieven retributiereglement) vervoerd worden door de technische dienst. 

 

6.7. Herbruikbare bekers

-        Na het evenement worden de bakken met niet-gebruikte bekers (deze bakken zijn nog verzegeld) terugbezorgd bij de technische dienst binnen de uitleentermijn van 3 werkdagen.

-        Na het evenement worden gebruikte bekers per soort in de meegeleverde bakken gestapeld en aan de reinigingsfirma bezorgd zoals vastgelegd bij de reservatie van de bekers. 

-        De ontlener staat in voor het transport van gebruikte bekers en bakken van/naar de reinigingsfirma. Dit transport kan door ontlener zelf of door de reinigingsfirma worden uitgevoerd. Transport door de reinigingsfirma dient bij de aanvraag te worden gereserveerd (hieraan zijn extra kosten verbonden).

-        Het afleveren van gebruikte bekers en opbergmateriaal en het ophalen van het gereinigde materiaal gebeurt bij de reinigingsfirma (ACG, Bosuil 138, 2100 Deurne) zoals vastgelegd bij de reservatie. Wanneer bekers buiten de openingstijden van de reinigingsfirma worden geleverd of opgehaald, kan er gebruik gemaakt worden van het sas van de reinigingsfirma. Afspraken hierover worden bij de reservatie vastgelegd.

 

Artikel 7 – Verantwoordelijkheid 

De aanvrager is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal vanaf het ogenblik van de afhaling in het gemeentemagazijn of de levering van het podium ter plaatse, tot op het ogenblik van de terugbezorging in het gemeentemagazijn of de afhaling bij de aanvrager. 

Het is de ontlener niet toegelaten het materiaal aan derden over te dragen, het roerend materiaal onbeheerd achter te laten op de openbare weg of in niet afgesloten lokalen of plaatsen. 

Door het ontlenen van het materiaal, verklaart de ontlener zich akkoord met alle bepalingen van dit reglement. 

Voor de periode waarover de ontlener over het materiaal beschikt, draagt hij ook de burgerlijke verantwoordelijkheid voor alle ongevallen of beschadigingen aan derden, veroorzaakt door of uit oorzaak van het ontleende materiaal. 

De ontlener dient bij de levering of afhaling met zorg het materiaal na te kijken en zich te vergewissen van juistheid van de hoeveelheden. 

Alleen na onderling overleg met de verantwoordelijke van de uitleendienst kan toestemming verleend worden dat twee of meerdere verenigingen afspreken dat zij onderling een regeling bespreken indien zij tijdens hetzelfde weekend manifestaties inrichten. De muziekinstallatie komt voor deze regeling niet in aanmerking. 

De partijen moeten de staat van de materialen vaststellen en een verantwoordelijke aanduiden, zo niet zijn alle partijen verantwoordelijk. 

De herbruikbare bekers worden nagekeken op beschadiging door de reinigingsfirma. Beschadigde bekers worden door de reinigingsfirma geteld. De beschadigde bekers en bakken worden door de ontlener (indien in eigen transport wordt voorzien) of door de reinigingsfirma (indien voor transport door de reinigingsfirma werd geopteerd) terugbezorgd aan de technische dienst. De technische dienst zorgt voor een correcte recyclage van deze beschadigde bekers en bakken.

 

Artikel 8 – Opschorting en uitsluiting van ontlening 

Het foutief of onrechtmatig gebruik van het materiaal, het herhaaldelijk beschadigen of het niet terugbrengen van materiaal of het niet-betalen van aangerekende kosten en boetes voor de vervaldatum van de factuur brengt opschorting van bestaande ontleningen met zich mee, en heeft eveneens tot gevolg dat geen nieuwe aanvragen meer worden aanvaard. 

Indien blijkt dat een ontlener herhaaldelijk veel meer materiaal bestelt dan dat er daadwerkelijk wordt meegenomen, kan er eveneens overgegaan worden tot uitsluiting gedurende 1 jaar.

Het niet-naleven van één of meerdere bepalingen uit dit reglement kan, mits een gemotiveerde beslissing van het bestuur, aanleiding geven tot uitsluiting van de ontlener of afhaler gedurende 1 jaar.

 

Artikel 9 - Opheffing vorig reglement

Dit reglement vervangt alle voorgaande reglementen.

 

Artikel 10 - Toezicht

Dit reglement valt onder het toezicht van de toezichthoudende overheid.