Op 5 december 2024 werd er een nieuwe gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn aangesteld.
Raadsleden komen ingevolge hun mandaat regelmatig in contact met persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie. Als men daarnaast ook de rol uitvoert van burgemeester/voorzitter vast bureau, lid van het college/vast bureau of lid van het bijzonder comité sociale dienst zijn dit mogelijks ook gevoelige gegevens.
Vanuit de rol als raadslid is er ook de mogelijkheid om bestuursdocumenten in te kijken ingevolge het inzagerecht. Hiertegenover staat de plicht tot geheimhouding en dat deze verkregen informatie niet mag worden doorgegeven aan derden.
Raadsleden, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau werken ook steeds meer met digitale ICT-middelen van de gemeente en het OCMW. Zo kreeg het college van burgemeester en schepenen/vast bureau een eigen sharepoint- en teamsomgeving binnen office 365 en gaan na goedkeuring van deze richtlijn alle raadsleden een eigen "@brecht.be" mailbox krijgen van waaruit ze kunnen mailen.
Informatieveiligheid is verantwoordelijkheid van de hele organisatie. Vanuit de organisatie kan er een wachtwoordbeleid, sleutelbeheer, ... ingevoerd worden, maar veel hangt af van hoe de gebruikers hiermee omgaan.
Ook een mandataris kan mede aan de basis liggen van een datalek rond persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie die de gemeente en het OCMW bewaart. Daarom is het belangrijk dat ook mandatarissen de regels en afspraken naleven en dat zij kennis nemen van het gevoerde beleid hierrond en hier ook training in krijgen.
Voor het personeel bestaat er “het informatieveiligheidscharter” dat de afspraken op vlak van informatieveiligheid vastlegt. Voor mandatarissen wordt dit met deze richtlijn informatieveiligheid en privacy voor mandatarissen ingevoerd. Als basis werd hiervoor het model van de VVSG gebruikt.
De bepalingen van de algemene verordening voor gegevensbescherming (= GDPR).
Het feit dat de mandatarissen kennis kunnen nemen van persoonsgegevens waaronder ook mogelijks gevoelige gegevens ingevolge hun mandaat.
Een behoefte aan duidelijke regelgeving.
Toelichting werd eerder al gegeven door schepen I. Van Den Heuvel in agendapunt 3 van de raad voor maatschappelijk welzijn (Richtlijnen informatieveiligheid en privacy voor mandatarissen - Goedkeuring).
Voor het verslag tijdens de zitting wordt verwezen naar het geluidsbestand (deel 1) van 2.20.13 uur tot en met 2.21.26 uur.
- Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
- Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (= kaderwet).
- Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Artikel 1
De gemeenteraad geeft haar goedkeuring aan het reglement “Richtlijnen informatieveiligheid en privacy voor mandatarissen”.
Artikel 2
De gemeenteraad geeft opdracht aan het college van burgemeester en schepenen voor de verdere uitwerking en het in orde laten brengen van de documenten met betrekking tot de invoer van het reglement.
Artikel 3
Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de dienst Informatiebeheer en de dienst ICT.