Het bestuur van Brecht is verwerkingsverantwoordelijke voor tal van persoonsgegevens. Verschillende van die persoonsgegevens worden echter verwerkt door of bij derden. Artikel 28, derde lid van de GDPR bepaalt dat met deze derde een verwerkingsovereenkomst moet afgesloten worden.
Iedere verwerkingsovereenkomst en protocol wordt vooraf door onze DPO (data protection officer) geadviseerd.
In principe behoort het tot de bevoegdheid van de gemeenteraad om overeenkomsten af te sluiten. Het decreet lokaal bestuur bepaalt echter dat behoudens bij uitdrukkelijke toewijzing van een bevoegdheid aan de gemeenteraad, de gemeenteraad bij reglement bepaalde bevoegdheden kan toevertrouwen aan het college van burgemeester en schepenen.
Gezien het grote aantal verwerkingsovereenkomsten en protocollen dat jaarlijks wordt gesloten, wordt voorgesteld aan de gemeenteraad om de bevoegdheid tot het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten en protocollen in kader van de GDPR te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen.
Op die manier wordt de huidige werkwijze geformaliseerd waarbij deze overeenkomsten worden ondertekend en goedgekeurd door de burgemeester en de algemeen directeur.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of anders gezegd de GDPR - General Data Protection Regulation) is op datum van 24 mei 2016 in werking getreden en met ingang van 25 mei 2018 effectief van toepassing. Deze Europese verordening zorgt ervoor dat persoonlijke gegevens beter beschermd worden. Ook voor openbare besturen brengt de GDPR nieuwe uitdagingen en verplichtingen met zich mee.
De GDPR verplicht elke verwerkingsverantwoordelijke om overeenkomsten af te sluiten met de verwerkers waarop hij/zij een beroep doet en een verwerkingsregister bij te houden. In een verwerkingsovereenkomst worden afspraken gemaakt tussen de verwerkingsverantwoordelijke (= de gemeente) en de verwerker over het veilig omgaan met persoonsgegevens bij de verwerking en voor welke doeleinden de persoonsgegevens mogen worden gebruikt of verwerkt. In een verwerkingsovereenkomst komen verschillende zaken aan bod zoals veiligheidsmaatregelen die moeten worden genomen, het recht op het uitvoeren van een audit, afspraken bij incidenten of vragen rond rechten van de betrokkene of er bij de verwerking subverwerkers mogen worden ingeschakeld, wat er gebeurt met de persoonsgegevens als er gestopt wordt met de verwerking, ...
Binnen het bestuur van Brecht wordt het generiek sjabloon van de Vlaamse vereniging voor steden en gemeenten gebruikt als basis voor elke verwerkingsovereenkomst.
Naast verwerkingsovereenkomsten zijn er protocollen die volgens het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer moeten worden getekend, als er persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen overheden of met instellingen die overheidstaken vervullen. In een protocol worden afspraken gemaakt rond de bescherming van persoonsgegevens bij zulke uitwisseling.
Beide overeenkomsttypes verwerkingsovereenkomsten en protocollen worden getekend door de burgemeester en algemeen directeur in het belang van een goede dagdagelijkse werking.
Gezien het belang dat de overeenkomsten zo snel mogelijk worden getekend na de aanstelling van een verwerker.
Gezien het belang van een goede dagdagelijkse werking van de verschillende subdiensten van de gemeente.
Voor het verslag tijdens de zitting wordt verwezen naar het geluidsbestand van 1.16.30 uur tot en met 1.17.50 uur.
- Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
- De verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming (Publ. blad, L 119, 4.5.2016, pp. 1-88)).
- Het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Artikel 1
De gemeenteraad beslist om de bevoegdheid tot het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten en protocollen in kader van de uitvoer van de GDPR te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 2
Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de dienst informatiebeheer.