Besluit  Gemeenteraad

Door de functionaris voor gegevensbescherming van gemeente en OCMW wordt gunstig advies gegeven voor ondertekening. 

Het is een wettelijke verplichting om het platform eLys in gebruik te nemen. De toetredingsovereenkomst wijkt af van het model van de VVSG dat ons bestuur gewoonlijk voor verwerkingsovereenkomsten gebruikt, maar de overeenkomst voldoet inhoudelijk wel aan de AVG. 

 

Er zijn wel enkele aandachtspunten: 

• In hoofdstuk 2.5 van de bewaartermijnen beschrijft men dat de gegevens slechts twee jaar in de toepassing zullen worden bewaard conform het decreet inzake het platform voor overlijdensadministratie.  

Vanuit het standpunt van een uitwisselingsplatform en d at de meeste administratie rond een  overlijden na twee jaar beëindigt, lijkt dit begrijpelijk, maar dit betekent ook dat als wij de gegevens  langer wensen te bewaren (bijvoorbeeld in kader van genealogisch/stamboomonderzoek of  nevendossiers rond een verdacht overlijden) wij deze gegevens dienen te exporteren naar een eigen  informaticasysteem en wij de reden voor deze langere bewaring moeten motiveren in het  serieregister conform het bestuursdecreet van 7 december 2018.   

• In hoofdstuk 2.14 inzake de technische organisatorische bepalingen is er sprake dat de koppeling tussen eLys en de gemeenten verloopt met behulp van een gemeentelijke Softwareleverancier en dat de gemeente verantwoordelijk is voor de correcte integratie met eLys en de implementatie van de nodige technische en organisatorische maatregelen. De gemeente staat tevens in voor het voorzien van logging op gebruikersniveau voor haar medewerkers die gebruik maken van eLys. 

Dit dient verder met Cipal te worden opgenomen en de verwerkingsovereenkomst met Cipal en het verwerkingsregister van de gemeente dienen te worden bijgewerkt in functie van deze automatisering en procedurewijziging.

Op 29 september 2025 ontvingen wij van het Agentschap Binnenlands Bestuur de omzendbrief inzake de ondertekening van de toetredingsovereenkomst voor de opstart van de digtale overlijdensaangifte via het eLys-platform van de Vlaamse Overheid.

Vanaf januari 2026 moeten alle Vlaamse lokale besturen het uitwisselingsplatform eLys in gebruik nemen. Het doel hiervan is dat alle administratie en procedures rond een overlijden voortaan digitaal via het platform verloopt om een efficiëntere en veilige uitwisseling van gegevens mogelijk te maken tussen de verschillende betrokken partijen (gemeenten, uitvaartondernemer en artsen). 

Om ook in kader van de Algemene verordening voor gegevensbescherming in orde te zijn, moet er een toetredingsovereenkomst worden gesloten en worden goedgekeurd door de gemeenteraad of bij delegatie van deze bevoegdheid door het college van burgemeester en schepenen. 

Het college van burgemeester en schepenen heeft dit besproken in de zitting van 14 oktober 2025 en geeft gunstig advies voor de ondertekening van de toetredingsovereenkomst.

• Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming (=AVG/GDPR). 

• Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. 

• Decreet van 14 juli 2025 betreffende het platform voor overlijdensadministratie.